INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI EX ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679 PER LE SEGNALAZIONI EFFETTUATE AI SENSI DELLA NORMATIVA SUL CD. “WHISTLEBLOWING”
La informiamo che, ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito “GDPR”), i Suoi dati personali potranno essere raccolti e trattati nell’ambito delle attività di segnalazione di fenomeni illeciti e comportamenti sospetti che possano costituire una violazione delle norme che disciplinano le attività di Soilmec S.p.A., nonché delle regole di comportamento contenute nel Codice Etico e nel Modello di Gestione, di Organizzazione e di Controllo ex d.lgs. 231/2001 (di seguito “Segnalazione Whistleblowing”) da parte di Soilmec S.p.A., C.F. e Partita IVA 00139200406 (di seguito “Soilmec” o la “Società”), con sede legale in Cesena (FC), via Dismano n. 5819 e saranno trattati dalla medesima, in qualità di Titolare del trattamento.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento, ovvero il soggetto che definisce le modalità e finalità del trattamento dei Suoi dati personali, è Soilmec S.p.A. come sopra definito.
Il Responsabile della Protezione dei Dati di Soilmec è contattabile al seguente indirizzo: dpo@trevifin.com
2. Categorie e tipi di dati personali oggetto del trattamento
La gestione della Segnalazione Whistleblowing implica il trattamento di dati personali, in particolare:
di dati comuni (tra cui, nome, cognome, documento di riconoscimento, dati di contatto del segnalante) e, ove necessari e funzionali alla gestione della Segnalazione Whistleblowing, di dati particolari ai sensi dell’art. 9 del GDPR (i.e., dati inerenti alla salute, dati personali che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona).
Con riferimento alle categorie particolari di dati personali, non è consigliabile includere dati di tale natura nella Segnalazione Whistleblowing ove non presentino elementi di necessità e rilievo. Tali dati, ove comunicati, non potranno essere presi in considerazione, qualora il loro trattamento non sia giustificato dall’attinenza con la Segnalazione Whistleblowing e verrebbero, pertanto, ignorati, nelle conseguenti attività di istruttoria e di indagine.
Per poter garantire un procedimento efficace, la Segnalazione Whistleblowing dovrà, altresì, contenere le generalità del segnalato (tra cui - ad esempio - nome, cognome, funzione aziendale, data, luogo e modalità̀ in cui sono accaduti i fatti oggetto della segnalazione ed eventuale documentazione atta a provare lo svolgimento dei fatti).
Il conferimento dei Suoi dati personali è facoltativo, ma in difetto la Società non potrà procedere alla gestione della Segnalazione Whistleblowing.
Da ultimo, si precisa che la piattaforma Segnalazioni.net di Soilmec S.p.A. raccoglie esclusivamente i Suoi dati personali forniti in fase di registrazione e comunicati tramite la Segnalazione Whistleblowing. In ogni caso, i dati personali relativi al Suo profilo non sono direttamente visualizzabili nella Segnalazione Whistleblowing.
3. Finalità e base giuridica del trattamento dei dati personali
I Suoi dati verranno trattati per le finalità di ricezione, analisi e gestione della Segnalazione Whistleblowing. Per trasmettere la Segnalazione Whistleblowing potrà utilizzare i canali descritti nella Policy e nella Procedura Whistleblowing.
La base giuridica del trattamento risulta essere la necessità di adempiere a un obbligo di legge cui è soggetto il Titolare, con riferimento alle previsioni contenute nella Legge 30 novembre 2017, n. 179 (“Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato”) e nel Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231 (“Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300”).
Ulteriori fatti che Lei decide di portare a conoscenza della Società perché per Lei importanti, saranno trattati per la medesima finalità in forza del legittimo interesse del Titolare all’emersione di fenomeni illeciti perpetrati nella Società. Eventuali trattamenti di dati personali rientranti nelle categorie di dati particolari saranno effettuati dal Titolare in adempimento di obblighi in materia di sicurezza del lavoro e di sicurezza sociale mentre trattamenti di dati giudiziari saranno effettuati nell’adempimento delle previsioni normative applicabili.
4. Riservatezza e tutela del Segnalante
Si informa che il Titolare fa inoltre propria l'applicazione dell'art. 6 del D.lgs. 231/2001 come modificato dall'art. 2 della L. n. 179/2017, rubricato “Tutela del dipendente o collaboratore che segnala illeciti nel settore privato”, che prescrive la tutela della riservatezza dell'identità del segnalante nelle attività di gestione della Segnalazione Whistleblowing e vieta atti di ritorsione o discriminatori, diretti o indiretti, nei confronti del segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione Whistleblowing.
Pertanto, ad eccezione dei casi in cui sia configurabile una responsabilità a titolo di calunnia e di diffamazione ai sensi delle disposizioni del codice penale o dell'art. 2043 del codice civile e delle ipotesi in cui l'anonimato non è opponibile per legge, (es. indagini penali, tributarie o amministrative, ispezioni di organi di controllo) l'identità del segnalante verrà protetta sin dalla ricezione della Segnalazione Whistleblowing e in ogni fase successiva, in ossequio alle vigenti disposizioni della normativa vigente in materia di dati personali.
Pertanto, l'identità del segnalante può essere rivelata all'autorità disciplinare e al segnalato solo nei casi in cui:
a) la contestazione dell'addebito disciplinare risulti fondata, in tutto o in parte, sulla Segnalazione Whistleblowing e la conoscenza dell'identità del segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa del segnalato; b) vi siano disposizioni cogenti che obblighino la Società a rivelare l’identità del segnalante.
Tutti coloro che riceveranno e/o saranno coinvolti nella gestione delle Segnalazioni Whistleblowing sono tenuti a tutelare la riservatezza di tale informazione. La violazione dell'obbligo di riservatezza è fonte di responsabilità disciplinare, fatte salve ulteriori forme di responsabilità previste dall'ordinamento.
5. Destinatari e trasferimento dei dati
I Suoi dati personali e, più in generale, tutti i dati personali comunicati con la Segnalazione Whistleblowing, unitamente alla documentazione a supporto della medesima, potrebbero essere condivisi, nella misura strettamente necessaria, con i seguenti soggetti obbligati alla riservatezza:
- soggetti autorizzati dal Titolare alla gestione delle Segnalazioni Whistleblowing ricevute (tra cui, Organismo di Vigilanza, Internal Audit, Consiglio di Amministrazione, Collegio Sindacale);
- eventuali terze parti con cui la Società abbia stipulato contratti per il trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 del GDPR e che, quindi, agiscono in qualità di responsabili del trattamento, che possano fornire attività di consulenza alla Società relativamente alle attività di gestione della Segnalazione Whistleblowing;
- soggetti, enti o autorità – autonomi titolari del trattamento - a cui sia obbligatorio comunicare i Suoi dati personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità.
6. Trasferimento dei dati extra UE
I Suoi dati personali non saranno trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
7. Conservazione dei dati
I Suoi dati saranno conservati solo per il tempo necessario ai fini per cui sono raccolti, rispettando i principi di minimizzazione e di limitazione della conservazione di cui all’articolo 5, par. 1, lett. c) ed e) del GDPR, salvo ulteriore conservazione - fino al passaggio in giudicato della sentenza o al raggiungimento di accordi transattivi stragiudiziali - in caso di procedimenti giudiziari e/o avvio di contenziosi e/o richieste dell’autorità.
8. Modalità di trattamento dei dati
Il trattamento dei Suoi dati personali avverrà tramite supporti e/o strumenti informatici, manuali e/o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità del trattamento e comunque garantendo la riservatezza e sicurezza dei dati stessi e nel rispetto del GDPR.
I dati personali da Lei forniti nel form di registrazione (nominativo, indirizzo e-mail e documento di riconoscimento) sono separati dalle Sue eventuali segnalazioni e l’associazione della Sua identità con la Segnalazione Whistleblowing può essere effettuata esclusivamente dai soggetti preposti alla gestione delle segnalazioni.
9. I Suoi diritti
Ai sensi degli articoli 15 e seguenti del GDPR, ferme eventuali limitazioni derivanti da disposizioni cogenti, Le sono riconosciuti alcuni diritti significativi nei confronti del Titolare, ossia:
- Diritto di accesso ai Suoi dati personali;
- Diritto di rettifica dei Suoi dati personali;
- Diritto di cancellazione dei Suoi dati personali;
- Diritto di limitazione del trattamento dei Suoi dati personali;
- Diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente (Garante per la Protezione dei Dati Personali), qualora ritenga che il trattamento dei Suoi dati personali sia contrario alla normativa in vigore, o di adire le opportune sedi giudiziarie.
Si sottolinea come l'esercizio dei summenzionati diritti potrà avvenire attraverso l'invio delle relative richieste all'indirizzo email: dpo@trevifin.com.
In ogni caso, Le ricordiamo che ai sensi dell’art. 2-undecies Codice Privacy, i diritti di cui agli articoli 15 e seguenti del GDPR non possono essere esercitati con richiesta al Titolare ovvero con reclamo ai sensi dell'articolo 77 del GDPR qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del dipendente che effettua una Segnalazione Whistleblowing.
