Denuncia de irregularidades
ÍNDICE
2 CAMPO DE APLICACIÓN Y DESTINATARIOS 5
2.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN SUBJETIVO 5
2.2 ÁMBITO DE APLICACIÓN OBJETIVO 5
3 REFERENCIAS NORMATIVAS Y OTROS DOCUMENTOS RELACIONADOS 6
4 PRINCIPIOS DE COMPORTAMIENTO_ 6
6 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES 8
6.1 EQUIPO DE DENUNCIA DE IRREGULARIDADES/GESTOR 8
6.3 DENUNCIA RECIBIDA POR OTRO SUJETO 9
7.1.3.2 Canal externo (ANAC). 11
7.1.4 Objeto y forma de la denuncia 12
7.2.1 Protección del Denunciante 14
7.2.2 Protección del Denunciado 16
7.2.3 Confidencialidad y privacidad 16
7.2.4 Tratamiento de los datos personales 17
7.2.5 Falta de conflicto de intereses 17
7.3 TRAMITACIÓN DE LAS DENUNCIAS 17
7.3.1 Envío y recepción de una Denuncia 18
7.3.1.1 Envío y recepción de denuncia por escrito. 18
7.3.1.2 Envío y recepción de denuncias orales. 18
7.3.1.3 Envío y recepción de una denuncia en formato papel 19
7.3.2 Evaluación preliminar de la Denuncia 19
7.3.3 Comprobaciones e investigaciones internas 21
7.3.4 Conclusión del proceso y reconducción a los vértices de la sociedad 21
7.3.6 Archivo y conservación de la documentación relativa a las Denuncias 23
El presente documento tiene la finalidad de definir los principios de referencia, las actividades operativas y las funciones y responsabilidad en el ámbito de la gestión del proceso de DENUNCIA DE IRREGULARIDADES con el fin de establecer:
- la atribución de responsabilidad en el ámbito del proceso;
- los correspondientes principios de comportamiento;
- medidas de organización, de gestión y de control dirigidas a la prevención razonable de los casos de delito establecidos en el D. Leg. n.º 231 de 8 de junio de 2001 y respeto de la normativa vigente.
El D. Leg. de 10 de marzo de 2023, n.º 24 de aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativo a la protección de las personas que denuncian violaciones del derecho de la Unión y que contiene disposiciones relativas a la protección de las personas que denuncian violaciones de las disposiciones normativas nacionales, ha replanteado profundamente la normativa referente a la gestión de las denuncias de delitos (la denominada denuncia de irregularidades), estableciendo una normativa orgánica y uniforme.
En particular, la normativa recientemente introducida obliga a las empresas/entidades a adoptar un sistema de denuncia de irregularidades estructurado y adecuadamente formalizado, cuyos elementos esenciales incluyen la implantación de canales internos de denuncia, gestionados internamente por oficinas o personal especialmente formado dentro de la organización o por terceros externos, a través de los cuales las personas que tengan conocimiento de un delito puedan realizar una Denuncia (véase el apartado 7.1 de esta política), así como un procedimiento interno específico que regula los aspectos organizativos y de proceso para la correcta gestión de las Denuncias que entren en el ámbito de aplicación de las nuevas disposiciones sobre denuncia de irregularidades (Procedimiento de Denuncia de Irregularidades).
En términos generales, las Denuncias podrán enviarse a través del canal interno, bien de forma escrita por correo postal o electrónico (a través de la plataforma informática) o de forma oral (mediante el correspondiente buzón de voz accesible a través de la plataforma informática). A petición del denunciante, además, tiene que fijarse un encuentro en persona con los encargados de gestionar las denuncias.
Además de las denuncias internas, y solo si se dan las condiciones específicas indicadas en los artículos 6 y 15 del D. Leg. 24/2023 (al que se remite), el Denunciante tiene la facultad de utilizar un canal de denuncia externa activado en el ANAC o divulgar públicamente, es decir, hacer de dominio público la información relativa a las violaciones anteriormente mencionadas a través de la prensa o medios electrónicos que permitan su difusión a varias personas.
Por lo tanto, en cumplimiento de las disposiciones mencionadas anteriormente, el Grupo Trevi ha decidido implementar una plataforma informática para la gestión de Denuncias basada en los más altos estándares de seguridad y un buzón de voz especial accesible a través de la plataforma mencionada. La plataforma permite enviar Denuncias a la Sociedad, garantizando la protección de la privacidad de la identidad del Denunciante, así como de los datos personales y contenido de la propia denuncia, en línea con lo establecido en la normativa de referencia en materia de denuncia de irregularidades y de protección de datos de carácter personal.
Esta política, actualizada al marco normativo vigente, forma parte integral del Código Ético y del Modelo de Organización, Gestión y Control conforme al D. Leg. 231/2001, adoptados respectivamente por Trevi Finanziaria Industriale S.p.A., Trevi S.p.A. y Soilmec S.p.A.
El presente documento se aplica a Trevi Finanziaria Industriale S.p.A. y a las sociedades controladas directa e indirectamente en Italia y en el extranjero («Sociedad» o «Grupo» o «Grupo Trevi»).
La presente política se aplica a todo el personal del Grupo Trevi, o sea, a los trabajadores que operan sobre la base de relaciones que determinan su inclusión en la organización de la empresa, incluso de forma diferente de la relación de trabajo por cuenta ajena, como se indica más concretamente a continuación. Además, son destinatarios de lo establecido en la presente política los sujetos externos que efectúan Denuncias como se especifica en el párrafo 7.1.1. además de, en cuanto a las medidas de protección, los sujetos indicados en el párrafo 7.2.1.
A efectos de la presente política, podrán denunciarse:
- infracciones administrativas, contables, civiles o penales;
- conductas ilícitas significativas de conformidad con el Decreto Legislativo del 8 de junio de 2001, n.º 231, o violaciones de los modelos de organización y gestión previstos en el mismo;
- delitos que entren en el ámbito de aplicación de actos de la Unión Europea o nacionales, relacionados con los siguientes ámbitos: contratación pública; servicios, productos y mercados financieros y prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo; seguridad y conformidad de los productos; seguridad del transporte; protección del medio ambiente; protección contra las radiaciones y seguridad nuclear; seguridad de los alimentos y piensos y salud y bienestar de los animales; salud pública; protección de los consumidores; privacidad y protección de los datos personales y seguridad de las redes y de los sistemas de información;
- actos u omisiones perjudiciales para los intereses financieros de la Unión a los que se refiere el artículo 325 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE);
- actos u omisiones relacionados con el mercado interior, tal como se contempla en el artículo 26, apartado 2, del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea, incluidas las infracciones de las normas de la UE en materia de competencia y ayudas estatales, así como las infracciones relacionadas con el mercado interior relativas a actos contrarios a las normas del impuesto de sociedades o a mecanismos cuya finalidad sea obtener una ventaja fiscal que frustre el objeto o la finalidad de la legislación aplicable en materia de impuesto de sociedades;
- actos o comportamientos que frustren el objeto o fin de las disposiciones a las que se refieren los actos de la Unión en los sectores indicados en los puntos 3), 4) y 5);
- cualquier violación o deficiencia relativa al sistema de gestión para la prevención de la corrupción.
No se permiten Denuncias:
- que se caractericen por una falta de interés de la protección de la integridad de la Sociedad o dirigidas a la exclusiva protección de intereses individuales (ej. meras reivindicaciones contra compañeros, superiores jerárquicos, etc.);
- que se envíen con finalidades evidentemente falsas (p. ej. denuncias realizadas con mala fe o con el fin de dañar o causarle problemas al Denunciado);
- que incluyan información sin fundamento o que refieran meras «habladurías» (información sin elementos de prueba que la sustenten).
Estas denuncias no están incluidas en el ámbito de las denuncias a las que se aplica la normativa en materia de denuncia de irregularidades, y, por lo tanto, se archivarán después de haber comprobado su falta de fundamento y su carácter de pretexto.
En los casos anteriormente mencionados, las sociedades del Grupo se reservan -respectivamente- la facultad de incoar las acciones que consideren más oportunas para la protección de sus intereses y de los del Denunciado por las responsabilidades de la persona denunciante, sobre el presupuesto de que se conozca la efectiva identidad de este último.
- Código civil;
- Código penal;
- D. Leg. de 10 de marzo de 2023, n.º 24 de aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativo a la protección de las personas que denuncian violaciones del derecho de la Unión y que contiene disposiciones relativas a la protección de las personas que denuncian violaciones de las disposiciones normativas nacionales;
- D. Leg. n.º 231 de 8 de junio de 2001 sobre la normativa de la responsabilidad administrativa de las personas jurídicas, de las sociedades y de las asociaciones, incluso las que no disponen de personalidad jurídica
- Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo y del Consejo de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas, en relación con el tratamiento de los datos personales, además de la libre circulación de tales datos y que abroga la Directiva 95/46/CE («RGPD»);
- D. Leg. n.º 196 de 30 de junio de 2003 y siguientes modificaciones e integraciones («Código de Privacidad»);
- SA 8000:2014 Responsabilidad social de empresa;
- PDR 125:2022 Igualdad de género;
- ISO 30415:2021 Gestión de Recursos Humanos - Diversidad e inclusión;
- ISO 37001:2016 Sistema Anticorrupción.
- Modelo de Organización, Gestión y Control según el D. Leg. 231/2001 («MOG») de Trevi Finanziaria Industriale S.p.A., de Trevi S.p.A. y Soilmec S.p.A.;
- Código Ético del Grupo Trevi;
- Política de retención de datos PO-DPR-05-00-GTR;
- Procedimiento de Denuncia de Irregularidades
Los principios fijados y referidos en esta sección regulan los comportamientos de los Destinatarios, con el fin de proteger la integridad de las sociedades del Grupo Trevi y prevenir comportamientos contrarios a la Ley o de cualquier manera contrarios a la ética en la que la sociedad se reconoce.
Sin perjuicio de las atribuciones a tenor de la Ley, todos los empleados están obligados a colaborar con la actuación del presente documento, dentro de los límites de sus competencias y funciones.
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TÉRMINOS/SIGLAS |
DESCRIPCIÓN |
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Modelo de Organización, Gestión y Control (o «MOGC») |
El Modelo de Organización, Gestión y Control adoptado por cada sociedad del Grupo a tenor del art. 6 del D. Leg. 231/2001 |
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Código Ético |
El documento adoptado por la Sociedad que define el conjunto de principios éticos y comportamentales a cuyo cumplimiento están obligados los órganos de la sociedad, los empleados, los colaboradores y, en general, todos los terceros que mantengan relaciones jurídicas con cada una de las Sociedades del Grupo. |
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Violaciones |
Comportamientos, actos u omisiones que perjudican el interés público o la integridad de la administración pública o del ente privado y que consisten en comportamientos ilícitos relevantes con base en el art. 2 del D. Leg. 24/2023 (véase el apartado 5.2.). |
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Información acerca de las violaciones (o «inherentes a las violaciones» o «relativas a las violaciones»): |
Información, incluidas sospechas fundadas, relativa a las violaciones cometidas o que, sobre la base de elementos concretos, podrían haberse cometido en la organización con la que la persona denunciante mantiene una relación jurídica, además de los elementos relativos a comportamientos dirigidos a ocultar tales violaciones. |
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Represalia |
Cualquier comportamiento, acto u omisión, incluso solo intentado o amenazado, que se lleve a cabo en función de la denuncia y que causa o que pudiera causarle, a la persona denunciante, de forma directa o indirecta, un daño injusto. |
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Denuncia |
La comunicación (escrita o verbal) de información relativa a una violación presentada mediante los canales de denuncia interna adoptados por la Sociedad. |
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Persona denunciante (o «Denunciante») |
La persona física que denuncia información relativa a una violación de la que se ha tenido conocimiento en el ámbito del proprio ambiente laboral. |
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Persona implicada (o «Denunciado») |
La persona física o jurídica mencionada en la denuncia interna como persona a la que la violación se le atribuye o como persona de todas formas implicada en la violación denunciada. |
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Facilitador |
Persona física que asiste al denunciante en el proceso de denuncia, que opera dentro del mismo contexto laboral y cuya asistencia tiene que mantenerse reservada. |
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Plataforma |
El instrumento informático, utilizado por la Sociedad para adquirir y gestionar las denuncias de irregularidades, al que puede accederse directamente desde el sitio web de la Sociedad. |
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Sociedades del Grupo |
Sociedades directamente o indirectamente controladas en Italia o en el extranjero por la sociedad líder del grupo Trevi Finanziaria Industriale S.p.A. |
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Grupo o Grupo Trevi |
Trevi Finanziaria Industriale S.p.A. y todas sus sociedades directamente o indirectamente controladas en Italia o en el extranjero |
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Empresa matriz del Grupo |
Trevi Finanziaria Industriale S.p.A. |
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ODV |
Organismo de Vigilancia de las respectivas Sociedades del Grupo |
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RIA |
Responsable Auditoría Interna |
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CdA |
el Consejo de Administración de las correspondientes Sociedades del Grupo |
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AD |
El Administrador Delegado de las correspondientes Sociedades del Grupo |
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CS |
Junta de Auditores de las respectivas empresas del Grupo |
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Equipo/Gestores de denuncia de irregularidades |
Equipo interfuncional encargado de gestionar la Denuncia siguiendo las modalidades operativas del presente documento. Está integrado por el Responsable de la función de Auditoría Interna de la empresa matriz, el Gerente Jurídico de la empresa matriz, el Gerente de Recursos Humanos de la empresa matriz y el Gerente de Riesgos de la empresa matriz.
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Función de Cumplimiento para la Prevención de la Corrupción (Función de Cumplimiento) |
Esta función ha sido atribuida al Responsable de Cumplimiento |
- Desempeña la función de la Denuncia y puede darle el encargo a trabajadores internos para llevar a cabo las investigaciones; además, puede encargarle a terceros y/o personas jurídicas terceras el desarrollo de investigaciones en caso de que la naturaleza de la denuncia lo haga necesario.
- Cuando la Denuncia se refiere a conductas relevantes para la corrupción, involucra rápidamente a la Función de Cumplimiento para la prevención de la corrupción.
- Si 1 o 2 miembros del equipo de denuncia de irregularidades están implicados en la denuncia, serán excluidos de la tramitación de la misma.
- Se encarga de vigilar que se tramiten las denuncias recibidas desde la plataforma; En particular, el Equipo de Denuncia de Irregularidades envía mensualmente un extracto desde la plataforma de todas las denuncias recibidas.
- Tiene que tramitar las Denuncias, sustituyendo al Equipo de Denuncia de Irregularidades en los casos en los que todo el Equipo de Denuncia de Irregularidades esté implicado en la Denuncia, y puede, en estas situaciones específicas, encargarle a trabajadores internos el desempeño de investigaciones, además, puede darle encargo a terceros y/o personas jurídicas terceras para llevar a cabo investigaciones, en caso de que la denuncia lo haga necesario.
- Cualquier persona que reciba una Denuncia fuera de los canales establecidos en la presente Política tiene que enviarla sin demora al Equipo de Denuncia de Irregularidades.
- Las personas implicadas en las actividades operativas del proceso están obligadas a actuar de conformidad con lo que se indica, que constituye objeto de comprobación de conformidad.
Las Denuncias pueden efectuarlas tanto el personal interno del Grupo Trevi, como personas externas.
En concreto, a tenor del D. Leg. 23/2024, entre los Denunciantes están incluidos los trabajadores que operan sobre la base de relaciones que determinen su introducción en la organización de la empresa, incluso de forma diferente respecto de la relación de trabajo por cuenta ajena; entre otros, trabajadores intermitentes, aprendices, abastecidos y trabajadores temporales.
Las disposiciones contenidas en esta política también se aplican a los siguientes temas:
- empleados;
- trabajadores autónomos, además de trabajadores titulares de una relación de colaboración a tenor del art. 409 c.p.c. y del art. 2, D. Leg. n.º 81/2015;
- profesionales liberales y asesores;
- voluntarios y trabajadores en prácticas (remunerados y no remunerados);
- accionistas, directores (también de facto), directores generales, apoderados, miembros de la Junta de Auditores y del Consejo de Supervisión.
- candidatos a una posición laboral que tuvieran conocimiento de una violación durante el proceso de selección o en otras fases precontractuales;
- trabajadores en período de prueba;
- trabajadores cesados, si la información relativa a la violación se hubiera adquirido durante la relación de trabajo.
Los comportamientos que constituyen el objeto de la Denuncia pueden referirse a los miembros del Consejo de Administración, del Comité de Auditoría, del Organismo de Vigilancia, o bien los empleados (incluidos los directivos), los colaboradores externos de la Sociedad o terceros (ej. agentes, proveedores, asesores, clientes, etc.) con los que la Sociedad está vinculada por relaciones contractuales.
Trevi Finanziaria Industriale S.p.A., Trevi S.p.A. y Soilmec S.p.A. , respectivamente, han activado canales de denuncia internos según lo establecido en el art. 4 del D. Leg. 24/2023, que garantizan la privacidad del Denunciante, del Denunciado, de las personas mencionadas en la Denuncia, además del contenido de la Denuncia y de los documentos que se hubieran adjuntado.
Todas las sociedades del Grupo controladas por Trevi Finanziaria Industriale S.p.A. pueden utilizar los canales de denuncia de la Sociedad Líder del Grupo.
La gestión del canal de denuncia interno se le encomienda al Equipo de Denuncia de Irregularidades.
Las Denuncias pueden enviarse por escrito a través de:
- PLATAFORMA INFORMÁTICA (canal preferencial), a la que puede accederse tanto a través de la sección «Denuncia de irregularidades» presente en la página de inicio del sitio web de cada Sociedad, además del intranet de la empresa.
Cabe señalar que la plataforma se indica como canal principal para el envío de Denuncias, ya que el software está equipado con herramientas de cifrado de extremo a extremo y altos estándares de seguridad destinados a garantizar la privacidad de la identidad del Denunciante, así como el contenido de la Denuncia.
Dentro de la plataforma se puede seleccionar una sociedad entre Trevi Finanziaria Industriale S.p.A., Trevi S.p.A. y Soilmec S.p.A.
Para todas las sociedades del Grupo controladas por Trevi Finanziaria Industriale S.p.A. pueden utilizarse los canales de denuncia de la Sociedad Líder del Grupo.
- CANAL VERBAL a través de una buzón de voz accesible a través de la plataforma indicada.
Dentro de la plataforma se puede seleccionar una sociedad entre Trevi Finanziaria Industriale S.p.A., Trevi S.p.A. y Soilmec S.p.A.
Para todas las sociedades del Grupo controladas por Trevi Finanziaria Industriale S.p.A. pueden utilizarse los canales de denuncia de la Sociedad Líder del Grupo.
- CORREO POSTAL, a la correspondiente sociedad, a la siguiente dirección:
Trevi Finanziaria Industriale S.p.A.
Via Larga di Sant’Andrea, 201 - 47522 Cesena (FC) Italia
A la atención del «Equipo de Denuncia de Irregularidades»
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TREVI S.p.A.
Via Dismano, 5819 - 47522 Cesena (FC) Italia
A la atención del del «Equipo de Detección de Irregularidades»
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SOILMEC S.p.A.
Via Dismano, 5819 - 47522 Cesena (FC) Italia
A la atención del del «Equipo de Detección de Irregularidades»
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Para todas las sociedades del Grupo controladas por Trevi Finanziaria Industriale S.p.A. deben utilizarse los canales de denuncia de la Sociedad Líder del Grupo.
Quien desee presentar una denuncia tiene que especificar que se trata de una denuncia de irregularidades para la cual se desea mantener reservada la propia identidad y beneficiarse de la protección establecida en caso de posibles represalias. Esta especificación permite, en caso de que la denuncia le llegue por error a una persona no competente, la transmisión inmediata por parte de este último al sujeto autorizado para recibir y gestionar las denuncias de irregularidades. Además, el denunciante debe introducir la Denuncia en dos sobres cerrados: el primero con los datos de identificación del denunciante, junto con la fotocopia del documento de identidad; el segundo, con la Denuncia, de manera que puedan separarse los datos de identificación del Denunciante de la Denuncia. Ambos sobres, después, tendrán que meterse en un tercer sobre cerrado en el que se lea por fuera «Denuncia de IRREGULARIDADES».
Los canales de los que cada sociedad del Grupo se ha dotado protegen la privacidad del Denunciante, garantizando la imposibilidad de acceder a la identidad del Denunciante mismo y de terceros, además del contenido de la Denuncia por parte de sujetos que no hayan sido formalmente autorizados a gestionar las denuncias con base en el presente Procedimiento.
Los destinatarios de la Denuncia la tramitan respetando los principios generales indicados en este documento y comprueban que esté fundada según las modalidades indicadas en los siguientes párrafos.
Cualquier persona que reciba una Denuncia fuera de los canales establecidos tiene que enviársela sin demora al Equipo de Denuncia de Irregularidades.
El acceso al canal externo (a través de la plataforma ANAC) está permitido únicamente bajo determinadas condiciones. En particular, el denunciante podrá realizar una Denuncia a este canal si en el momento de su presentación:
- el denunciante ya ha realizado una denuncia interna y esta no ha recibido seguimiento por parte del gestor de la denuncia. Se hace referencia a los casos en los que se ha utilizado el canal interno pero el Equipo de Denuncia de Irregularidades al que se encomienda con carácter general la gestión del canal no ha realizado, en los plazos previstos en el Decreto, ninguna actividad relativa a la admisibilidad de la Denuncia, la comprobación de la existencia de los hechos denunciados o la comunicación del resultado de la investigación realizada;
- el denunciante tiene motivos razonables para creer, basándose en las circunstancias concretas que concurren y en la información efectivamente obtenida y, por tanto, no en meras inferencias, que si realizó una denuncia interna:
- no se seguiría efectivamente en razón de las circunstancias específicas del caso;
- esto podría generar riesgo de represalias;
- el denunciante tiene motivos fundados, según los términos establecidos en la sección 3, para creer que la infracción puede constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público.
La revelación pública de las infracciones debe producirse en determinadas condiciones, de modo que la persona que hace la revelación pueda entonces beneficiarse de las protecciones que ofrece el decreto. Por lo tanto, la protección se concederá si se cumple una de las siguientes condiciones en el momento de la divulgación:
- la persona realizó una Denuncia interna, a la que la Sociedad no contestó en el plazo establecido (tres meses a partir de la fecha del acuse de recibo o, a falta de dicho aviso, en el plazo de tres meses a partir de la expiración de los siete días desde la presentación de la Denuncia), fue seguido de una Denuncia externa a la ANAC que, a su vez, no contestó a la persona que realizó la Denuncia en un plazo razonable (tres meses o, si se dan razones justificadas y motivadas, seis meses a partir de la fecha del acuse de recibo de la Denuncia externa o, a falta de dicho aviso, a partir de la expiración de los siete días desde su recepción);
- la persona ya ha realizado una Denuncia externa directamente a la ANAC, la cual, sin embargo, no ha respondido a la persona que realizó la Denuncia sobre las medidas previstas o adoptadas para dar seguimiento a la Denuncia en un plazo razonable (tres meses o, si existen razones justificadas y fundamentadas, seis meses a partir de la fecha de recepción de la Denuncia externa o, en ausencia de dicha notificación, a partir de la expiración de un plazo de siete días desde su recepción);
- la persona hace directamente una revelación pública porque tiene motivos razonables para creer, basándose en las circunstancias de hecho adjuntas y en la información realmente obtenible y, por lo tanto, no en meras inferencias, que la infracción puede suponer un peligro inminente o evidente para el interés público;
- la persona hace directamente una revelación pública porque tiene motivos razonables, según los términos expuestos anteriormente, para creer que la Denuncia externa puede conllevar el riesgo de represalias o no ser objeto de un seguimiento eficaz porque, por ejemplo, teme que se oculten o destruyan pruebas o que la persona que recibió la Denuncia pueda estar en connivencia con el autor de la infracción o implicada en la propia infracción.
En la divulgación pública, cuando la persona revela voluntariamente su identidad, no entra en juego la protección de la confidencialidad, sin perjuicio de todas las demás formas de protección previstas por el decreto para el Denunciante. Cuando, por el contrario, la denuncia se efectúe utilizando, por ejemplo, un seudónimo o apodo, que no permita identificar al denunciante, la ANAC tratará la denuncia del mismo modo que una denuncia anónima y procurará dejar constancia de ella, a efectos de conservación, con el fin de garantizar que el denunciante, si posteriormente se revela su identidad, goce de las protecciones previstas en caso de represalias.
Los Denunciantes pueden comunicar información relativa a las violaciones, tal y como se especifica en el apartado 2.2 («Ámbito de aplicación objetivo»).
Las Denuncias tienen que poseer los siguientes elementos esenciales:
Objeto: una descripción exacta y circunstanciada de los hechos y los comportamientos que se considere que constituyen una violación, con la indicación -si se conocieran- de todos los elementos de hecho y de las circunstancias de tiempo y lugar en las que se hayan cometido los hechos denunciados.
Sujeto Denunciado y otros sujetos implicados: cualquier elemento (ej. generalidades, función/trabajo en la empresa, etc.) idóneo para permitir una identificación fácil del/de los presunto/s autor/es del comportamiento ilícito que constituye el objeto de la Denuncia.
Además, el Denunciante tendrá que indicar los siguientes elementos añadidos:
- generalidades y tipo de Denunciante (ej. empleado, colaborador, agente, asesor, etc.), salvo que la Denuncia sea anónima;
- otras posibles personas que puedan referir circunstancias útiles acerca de los hechos denunciados;
- documentos, si los hubiera, idóneos para fundamentar los hechos denunciados y dar más detalles circunstanciales sobre la Denuncia;
- cualquier otra información que pueda facilitar la recogida de pruebas de lo denunciado.
En caso de que el Denunciante tuviera conocimiento, durante la fase de instrucción, de más información relativa a los hechos denunciados, el mismo podrá completar la información proporcionada incluso después del envío de la Denuncia. La falta de uno o varios de los contenidos mínimos obligatorios anteriormente mencionados puede representar una causa de archivo de la Denuncia. Sigue siendo válido el requisito de la veracidad de los hechos denunciados, incluso con el fin de proteger tanto al Denunciante como al Denunciado.
En el proceso de denuncia, el Denunciante puede nombrar a un asistente facilitador, o sea, una persona que proporcione asesoría y apoyo al Denunciante y que opera en el mismo contexto laboral. A título de ejemplo, el facilitador puede ser un compañero de trabajo que pertenece a una oficina diferente de la del Denunciante, o bien un representante sindical, con tal de que, en este caso, asista al Denunciante en su nombre y por su cuenta, sin actuar en calidad de representante sindical.
El envío de la denuncia va precedido de la confirmación del Denunciante de haber visualizado la correspondiente información sobre la Privacidad a tenor del art. 13 del RGPD.
En todas las fases de gestión de la Denuncia de Irregularidades, la Sociedad garantiza la protección de la privacidad del Denunciante y de las personas implicadas en la Denuncia, además de la seguridad de la protección de los datos personales en virtud de la utilización de un canal de denuncia constituido por un canal informático dotado de protocolos de transmisión seguros y de instrumentos de criptografía para el envío y la gestión de las Denuncias.
Las Denuncias no pueden estar connotadas con expresiones injuriosas ni por juicios morales dirigidos a ofender o perjudicar el honor y el respeto personal y/o la dignidad profesional de la persona a la que los hechos denunciados se refieren.
A título de ejemplo y sin ánimo de exhaustividad, está prohibido:
- utilizar expresiones injuriosas o difamatorias;
- enviar Denuncias con el objetivo puramente de calumniar;
- enviar Denuncias que se refieran a aspectos de la vida privada del Denunciado, sin ninguna conexión ni vinculación, directa ni indirecta, con la actividad laboral/profesional llevada a cabo dentro de la Sociedad o de entes/sociedades terceras;
- enviar Denuncias de tipo discriminatorio, en la medida en la que se refieran a orientaciones sexuales, religiosas y políticas o al origen racial o étnico del sujeto Denunciado;
- enviar Denuncias que fueran evidentemente infundadas y con mala fe, en la medida en la que se basen exclusivamente en reivindicaciones y/o motivos de tipo personal, que tengan como única finalidad dañar al Denunciado.
En caso de que se compruebe la violación de las prescripciones anteriores, contra el Denunciante se puede aplicar una sanción disciplinaria si el Denunciante fuera un empleado del Grupo, o bien emprender todas las acciones legales oportunas para proteger a la persona perjudicada si el Denunciante no fuera un empleado del Grupo. Todo lo anterior, sin perjuicio del caso en el que existan motivos fundados para considerar que la revelación o difusión de información relativa a una violación que ofenda la reputación del Denunciado sea verídica y necesaria para conocer la violación.
Las Denuncias en relación con las cuales no se pueda averiguar la identidad del Denunciante se consideran anónimas.
Como normal general, en caso de recibir una Denuncia anónima a través del canal interno de Denuncias, esta debe tratarse como una denuncia ordinaria, siempre que esté suficientemente fundamentada.
En cualquier caso, un Denunciante anónimo, posteriormente identificado, que denuncie haber sufrido una represalia como consecuencia de la Denuncia, podrá beneficiarse de la protección que el D. Leg. 24/2023 establece frente a medidas de represalia.
Con el fin de asegurar la eficacia del canal interno de denuncias y su correcta utilización, la Sociedad garantiza al denunciante de conductas ilícitas incluidas en el ámbito de la denuncia un régimen especial de protección. El D. Leg. 24/2023 ha reforzado el sistema de protección en favor del informador, previendo en particular:
- la protección de la confidencialidad de la identidad del Denunciante, también de conformidad con lo dispuesto en la legislación sobre protección de datos establecida en el Reglamento (UE) 2016/679 y el D. Leg. 196/2003 con sus modificaciones e integraciones («Código de Privacidad»);
- las limitaciones de la responsabilidad penal, civil y administrativa con respecto a la divulgación y difusión de determinadas categorías de información que operan en determinadas condiciones. Estas limitaciones de responsabilidad se aplican únicamente en los casos en que se cumplan dos condiciones:
- en el momento de la divulgación o difusión existan motivos razonables para creer que la información es necesaria para revelar la infracción;
- la Denuncia, la divulgación pública o la denuncia se haya realizado en cumplimiento de las condiciones establecidas en el D. Leg. 24/2023 para beneficiarse de medidas de protección;
- la prestación de medidas de apoyo por parte de entidades del Tercer Sector incluidas en una lista especial publicada por la ANAC;
- la prohibición de las renuncias y los acuerdos relativos al derecho a presentar denuncias, revelaciones públicas o quejas en cumplimiento de la ley;
- la posible imposición de sanciones administrativas pecuniarias en caso de incumplimiento (por ejemplo, en caso de violación de la prohibición de represalias, obstrucción de la denuncia, no establecimiento de canales de denuncia, no adopción o adopción no conforme de procedimientos para la elaboración y tramitación de las denuncias;
- protección contra cualquier medida de represalia adoptada o incluso intentada o amenazada por la entidad a causa de la denuncia presentada;
- implementar medidas de protección contra represalias.
En concreto, a título de ejemplo y sin ánimo de exhaustividad, pueden constituir represalias:
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- el despido, la suspensión o medidas equivalentes;
- la no promoción o la descalificación de determinadas funciones;
- el cambio de funciones, el cambio del lugar de trabajo, la reducción del sueldo, la modificación del horario de trabajo;
- las notas de mérito negativas o las referencias negativas;
- la suspensión de la formación o cualquier restricción del acceso a la misma;
- la adopción de medidas disciplinarias o de otra sanción, incluso pecuniaria;
- la coerción, intimidación, acoso u ostracismo;
- la discriminación o, de cualquier forma, el tratamiento desfavorable;
- la falta de conversión de un contrato de trabajo temporal a un contrato de trabajo a tiempo indefinido, en caso de que el trabajador tenga una legítima expectativa acerca de dicha conversión,
- la falta de renovación o resolución anticipada de un contrato de trabajo temporal;
- los daños, incluso a la reputación de la persona, en especial mediante las redes sociales, o perjuicios económicos o financieros, incluida la pérdida de oportunidades económicas y la pérdida de rentas;
- la introducción en listados impropios sobre la base de un acuerdo sectorial o industrial formal o informal, que puede comportar la posibilidad para la persona de encontrar un empleo en el sector o en la industria en un futuro;
- el cese anticipado o anulación de contratos de suministro de bienes o servicios;
- la anulación de un permiso o de una licencia;
- la solicitud de someterse a reconocimientos psiquiátricos o médicos.
Para más información en relación con perfiles de anticorrupción, se reenvía a la Política Anticorrupción del Grupo Trevi.
En cualquier caso, para que se produzcan represalias y, en consecuencia, para que el Denunciante se beneficie de protección, debe existir un estrecho vínculo entre la Denuncia y el comportamiento/acto/omisión desfavorable sufrido por el Denunciante.
Si el Denunciante considera que ha sufrido un acto de represalia en relación con la Denuncia, podrá notificarlo a la ANAC. En el sector privado, la ANAC informa a la Inspección Nacional de Trabajo para que adopte las medidas más adecuadas dentro de sus competencias.
Medidas adoptadas en violación de la prohibición de represalias (incluido el despido y/o el cambio de puesto de trabajo en virtud del art. 2103 c.c.) son nulas a tenor del art. 19, apartado 3 del D. Leg. 24/2023, y, en caso de despido, la persona que ha efectuado la Denuncia tiene derecho a que se la devuelva a su puesto de trabajo, a tenor del art. 18 de la L. n.º 300/1970 («Estatuto de los Trabajadores») o del art. 2, D. Leg. 23/2015, en función de la específica normativa aplicable al trabajador.
Las medidas de protección establecidas en el D. Leg. 24/2023 también se aplican:
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- a los facilitadores;
- a las personas del mismo contexto laboral del Denunciante y que están relacionadas con este último en función de un vínculo afectivo o de parentesco hasta el cuarto grado;
- a los compañeros de trabajo del Denunciante, que trabajan en el mismo contexto laboral y que mantengan con el Denunciante una relación habitual y corriente, o sea, que no sea esporádica, ocasional ni pasajera, sino presente, sistemática y que perdure en el tiempo;
- personas jurídicas de las que la persona denunciante sea su propietaria, para las que trabaje o a las que esté relacionada de otra manera en un contexto laboral (ej. asociación entre empresas).
Con el fin de prevenir cualquier abuso del sistema de denuncia y con el objetivo de impedir comportamientos calumniosos o difamatorios que podrían causar un perjuicio a la reputación de la persona implicada en una Denuncia, o provocarle discriminaciones, represalias u otras desventajas, el presente Procedimiento establece medidas para proteger al Denunciado.
En concreto, están prohibidas las Denuncias, connotadas con dolo o culpa grave, que resulten evidentemente sin fundamento, efectuadas con mala fe o presentadas por motivos personales o con el único fin de obtener ventajas o causarle un daño al Denunciado y/o a la Sociedad.
En caso de Denuncia temeraria en los términos anteriormente especificados, frente al Denunciante pueden aplicarse las sanciones disciplinarias establecidas en el Sistema Disciplinario al que se refiere el MOGC de cada sociedad y el Convenio Colectivo Nacional aplicable (si se trata de trabajador por cuenta ajena), además de las sanciones administrativas pecuniarias de competencia del ANAC.
La persona a la que se le atribuye la violación siempre puede pedirle al Equipo de Denuncia de Irregularidades que se la oiga, o, de forma alternativa, presentar escritos u otra documentación para defenderse. Se redacta un acta de la reunión con el denunciante, fechada y firmada por este, que conservará el Equipo de Denuncia de Irregularidades.
En la gestión de las Denuncias, cada una de las sociedades del Grupo garantiza la protección de la confidencialidad de la identidad del Denunciante y de cualquier otra información de la que pueda deducirse, directamente o indirectamente, esa identidad.
La identidad del Denunciante no puede revelarse sin el consentimiento expreso del propio Denunciante a otras personas que no sean las competentes para recibir o tramitar las denuncias (p. ej., el Equipo de Denuncia de Irregularidades) De la misma manera, se protege la identidad de las personas Denunciadas y de las personas mencionadas en la Denuncia hasta la conclusión de los procesos puestos en marcha con motivo de la Denuncia y respetando las mismas garantías que se le reconocen al Denunciante.
La obligación de confidencialidad acerca de la identidad del Denunciante y sobre la información de la que puede deducirse esa identidad no es aplicable:
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- cuando el Denunciante exprese su aprobación expresa para revelar su identidad a personas diferentes de las autorizadas para recibir y gestionar las Denuncias;
- en el ámbito de un proceso penal, además del cierre de las investigaciones preliminares, salvo que el ministerio fiscal, con decreto motivado, disponga el mantenimiento del secreto de instrucción para cada actuación, en los casos establecidos en el art. 329 c.p.p.;
- en el ámbito de los procedimientos ante el Tribunal de Cuentas, después del cierre de la fase de instrucción;
- en el ámbito de un proceso disciplinario, solo previa autorización expresa del Denunciante para revelar su identidad, cuando el conocimiento de tal identidad fuera indispensable para defender al Denunciado y la oposición tenga fundamento, en todo o en parte, en la Denuncia. En estos casos, a falta de consentimiento expreso, no se podrá utilizar la información contenida en la Denuncia a los fines del proceso disciplinario.
El Denunciante de todas formas está informado, mediante comunicación pro escrito, acerca de las razones en las que se funda la revelación de los datos reservados.
Los datos personales de los Denunciantes, de los Denunciados y de todos los sujetos implicados en la Denuncia, se tratan de conformidad con la normativa vigente sobre protección de los datos de carácter personal (Reglamento (UE) 2016/679 y D. Leg. 196/2003, tal y como queda modificado por el D. Leg. 101/2018).
La Sociedad se abstiene de tratar los datos personales que no fueran evidentemente útiles para la tramitación de una Denuncia. En caso de que tales datos personales se recojan accidentalmente, los mismos se cancelarán inmediatamente.
En concreto, respecto al tratamiento de los datos personales en la gestión de las Denuncias, se pone de manifiesto que:
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- la persona denunciante y la persona implicada en la denuncia recibirán, en el momento de la Denuncia o durante el primer contacto útil, información sobre el tratamiento de los datos de carácter personal a tenor de los artículos 13 y 14 del Reglamento (UE) 2016/679;
- el procedimiento de tramitación de las Denuncias establece el tratamiento únicamente de los datos estrictamente necesarios y pertinentes respecto de las finalidades para las que fueron recopilados;
- la Sociedad, en calidad de titular del tratamiento, ha actuado medidas técnicas y organizativas idóneas para garantizar un nivel de seguridad adecuado según los riesgos específicos derivados de los tratamientos de datos personales efectuados, en el respeto de la normativa en materia de protección de datos personales aplicable;
- la Sociedad ha identificado a las personas competentes para recibir y tramitar las Denuncias, autorizándolas por escrito a tenor de los artículos 29 y 32, apdo. 4 del RGPD y 2-quaterdecies del Código de Privacidad;
- El ejercicio de los derechos establecidos en los artículos del 15 a 22 del RGPD por parte del Denunciado («interesado» a tenor de la normativa sobre protección de datos personales) respecto del tratamiento de los datos personales efectuado en el ámbito de la tramitación de las Denuncias puede limitarse en caso de que del mismo pudiera derivarse un perjuicio para la privacidad de la identidad del Denunciante.
El Equipo de Denuncia de Irregularidades todos los sujetos implicados en varios conceptos en el proceso de tramitación de la Denuncia tienen la obligación de abstenerse de dedicarse a la Denuncia en caso de que hubiera conflicto de intereses.
A continuación se describe el proceso de gestión de las Denuncias, cuya titularidad es del Equipo de Denuncia de Irregularidades, con especial referencia a las fases siguientes:
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- acceso a la Plataforma, envío y recepción de una Denuncia;
- evaluación preliminar de la Denuncia;
- comprobaciones e investigaciones internas;
- conclusión del proceso y reconducción a los vértices de la sociedad;
- Denuncias relevantes para los Órganos de la Sociedad, los Órganos de Control y el Organismo de Vigilancia;
- archivo y conservación de la documentación relativa a las Denuncias.
Las denuncias pueden enviarse a través de la Plataforma a la que se puede acceder desde la sección específica «Denuncias» de la página web de Trevi-Finanziaria Industriale S.p.A., Trevi S.p.A. y Soilmec S.p.A., así como en la intranet corporativa del Grupo.
Dentro de la plataforma es posible denunciar como:
- Usuario no registrado;
- Usuario registrado.
Para más información sobre cómo registrarse en la plataforma y/o enviar denuncias sin registrarse en ella, consulte el Procedimiento de denuncia de irregularidades.
Después de enviar la denuncia, el denunciante recibirá una notificación por correo electrónico de que se ha recibido la denuncia.
Todas las denuncias llegan al Equipo de Denuncia de Irregularidades, que se hará cargo y gestionará la denuncia en un plazo de 7 días a partir de la fecha de su recepción.
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- Envío y recepción de denuncias orales
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Quienes deseen presentar una Denuncia oral al Equipo de Denuncia de Irregularidades pueden hacerlo a través del buzón de voz específico (disponible en la plataforma de Denuncia de Irregularidades), tal y como se indica en la sección «Canales de denuncia».
Después de enviar la denuncia, el denunciante recibirá una notificación por correo electrónico de que se ha recibido la denuncia.
Todas las denuncias llegan al Equipo de Denuncia de Irregularidades que, en un plazo de 7 días a partir de la fecha de recepción de la denuncia, se hará cargo de ella, registrará las declaraciones recibidas a través del buzón de voz y tramitará la denuncia.
Quien desee presentar una Denuncia en papel deberá especificar en el sobre que se trata de una Denuncia de irregularidades; solicitando así implícitamente que se mantenga la confidencialidad de su propia identidad y beneficiarse de las protecciones establecidas en caso de posibles represalias.
Esta especificación permite, en caso de que la denuncia sea recibida por error por una persona no competente, que ésta la transmita a tiempo a la persona autorizada para recibir y tramitar las denuncias (es decir, el Equipo de Denuncia de Irregularidades).
Además, el denunciante debe introducir la Denuncia en dos sobres cerrados: el primero con los datos de identificación del denunciante, junto con la fotocopia del documento de identidad; el segundo, con la Denuncia, de manera que puedan separarse los datos de identificación del Denunciante de la Denuncia. Ambos sobres, después, tendrán que meterse en un tercer sobre cerrado en el que se lea por fuera «Denuncia de IRREGULARIDADES».
Las Denuncias en relación con la sociedad de referencia pueden enviarse respectivamente a:
Trevi Finanziaria Industriale S.p.A.
Via Larga di Sant’Andrea, 201 - 47522 Cesena (FC) Italia
A la atención del del «Equipo de Detección de Irregularidades»
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TREVI S.p.A.
Via Dismano, 5819 - 47522 Cesena (FC) Italia
A la atención del del «Equipo de Detección de Irregularidades»
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SOILMEC S.p.A.
Via Dismano, 5819 - 47522 Cesena (FC) Italia
A la atención del del «Equipo de Detección de Irregularidades»
Para todas las sociedades del Grupo controladas por Trevi Finanziaria Industriale S.p.A. pueden utilizarse los canales de denuncia de la Sociedad Líder del Grupo.
Todas las denuncias llegan al Equipo de Denuncia de Irregularidades, que se hará cargo y gestionará la denuncia en un plazo de 7 días a partir de la fecha de su recepción.
El Equipo de Denuncia de Irregularidades realiza un análisis preliminar de la Denuncia recibida, para evaluar su fundamento y su objeto. En caso de que la Denuncia resulte ser significativa, o bien merezca profundizar formalmente, se ponen en marcha las investigaciones, incluso con referencia a los perfiles relativos a los riesgos de corrupción.
Si fuera necesario, el Equipo de Denuncia de Irregularidades puede pedirle información al Denunciante, más información o documentación que apoye la Denuncia, con el fin de llevar a cabo una evaluación completa de los hechos denunciados.
El Equipo de Denuncia de Irregularidades asegura la monitorización del proceso de tramitación de la Denuncia en todas sus fases.
Las Denuncias se tramitan según su orden cronológico de llegada, salvo posibles evaluaciones puntuales acerca de la necesidad de gestionar una determinada Denuncia de forma prioritaria, en caso de que se pongan de manifiesto especiales perfiles de gravedad o urgencia (ej.: gravedad del comportamiento denunciado, reales y potenciales consecuencias de especial importancia para la Sociedad, riesgo de reincidencia del comportamiento ilícito, etc.).
En la tramitación de las Denuncias recibidas, los miembros del Equipo de Denuncias actúan con la profesionalidad y diligencia que requieren las tareas que tienen encomendadas, realizando cualquier actividad que se considere oportuna, en cumplimiento de esta política y de la legislación aplicable.
En el ámbito de la autonomía de sus poderes de iniciativa y control, el Equipo de Denuncia de Irregularidades, si fuera necesario, al final de la etapa de instrucción, se puede valer incluso de la ayuda de otros empleados de la empresa o asesores externos, pagados por la Sociedad, con tal de que se garantice siempre la protección de la privacidad del Denunciante y de las personas implicadas en la Denuncia y no se comunique información que no fuera esencial para la comprobación de los hechos denunciados.
A raíz de la evaluación previa, el Equipo de Denuncia de Irregularidades procede a clasificar la Demanda en una de las siguientes categorías, que implicarán un flujo de trabajo de gestión de las mismas diferente y específico:
- Denuncia sin fundamento/irrelevante: la Denuncia se refiere a comportamientos, actos o hechos que no configuran un delito presupuesto establecido en el D. Leg. 231/2001 ni una violación de los medios de control del MOGC o de los principios del Código Ético o bien violaciones de las normas nacionales o de la Unión Europea contenidas en el D. Leg. 24/2023.
Si el Equipo de Denuncias considera que la Denuncia, aunque no sea relevante a efectos de la aplicación de esta política y, por tanto, no esté contemplada en las denominadas Denuncias de Irregularidades, contiene, sin embargo, elementos circunstanciales de los que puedan desprenderse irregularidades, violaciones u omisiones relativas a otros sectores, como por ejemplo la violación del sistema de calidad de la empresa, de la legislación laboral, etc., remitirá la Denuncia al Departamento competente de la empresa para que realice las comprobaciones pertinentes.
El Equipo de Denuncia de Irregularidades, de todas formas, está obligado a enviarle al Denunciante, en caso de que no fuera anónimo, una comunicación de archivo motivada no más tarde de 3 (tres) meses desde la recepción de la Denuncia.
- Denuncia relevante pero no susceptible de tramitación: se produce este caso cuando la Denuncia recibida sea importante respecto de la aplicación del presente Procedimiento, pero como conclusión de la fase de análisis preliminar y de la posible solicitud de más información no haya recogido elementos suficientes para poder proceder a investigar y comprobar el fundamento de los hechos denunciados.
En este caso, se dispone el archivo motivado del proceso, dando comunicación de ello al Denunciante en un plazo de 3 (tres) meses desde la recepción de la Denuncia.
- Denuncia prohibida: en caso de recepción de Denuncias que estén comprendidas en los casos a los que se refiere el párrafo 6.5 «Denuncias Prohibidas», el Equipo de Denuncias de Irregularidades le comunica esta circunstancia al AD y a la Dirección de Recursos Humanos, si fuera el caso, para la puesta en marcha del proceso disciplinario frente al Denunciante (en caso de que la Denuncia provenga de un empleado/colaborador de la Sociedad), además de evaluar la necesidad de comunicarle los hechos que constituyen el objeto de la Denuncia en cuestión al Denunciado, para permitirle ejercer sus derechos de defensa.
En cambio, en caso de que la Denuncia se hubiera efectuado por sujetos terceros con los que la Sociedad mantiene relaciones contractuales (como, por ejemplo, proveedores, asesores/colaboradores externos, socios comerciales, etc.), el Equipo de Denuncia de Irregularidades informa sin demora al AD y a la Dirección Legal para que puedan aplicarse las medidas establecidas en las específicas cláusulas contractuales introducidas en los correspondientes contratos (ej. resolución del contrato, además del posible resarcimiento del daño).
Queda siempre la posibilidad del recurrir a la Autoridad Judicial para comprobar posibles responsabilidades penales derivadas de la naturaleza difamatoria o calumnias a la Sociedad (o que de cualquier manera tengan relevancia penal) del contenido de la Denuncia, además de cualquier otra responsabilidad, incluso civil y administrativa, que pudiera surgir de los hechos indicados en la Denuncia prohibida.
- Denuncia relevante: en caso de Denuncias suficientemente detalladas y que puedan incluirse en las materias indicadas por la regulación en materia de denuncia de irregularidades, el Equipo de Denuncia de Irregularidades comienza una fase de instrucción, descrita en el párrafo siguiente.
Salvo motivados casos excepcionales, el Equipo de Denuncia de Irregularidades concluye el proceso de evaluación de la Denuncia en un plazo de 3 (tres) meses desde la recepción de la misma, proporcionando al Denunciante una respuesta adecuada acerca del estado de la Denuncia.
Al final de la fase de evaluación preliminar, en caso de que la Denuncia recibida se haya clasificado como «relevante», el Equipo de Denuncia de Irregularidades pone en marcha las comprobaciones y las investigaciones internas con el fin de recopilar más información útil para asegurarse del fundamento de los hechos denunciados.
El Equipo de Denuncia de Irregularidades tiene derecho a solicitar más información o documentación al Sujeto Denunciante, en caso necesario para la continuación de la investigación. En cualquier caso, el Equipo de Denuncia de Irregularidades mantiene la comunicación con el Denunciante, proporcionando respuestas acerca del estado de avance de la tramitación de la Denuncia.
En el contexto de la actividad de instrucción, con base en el específico sujeto de la Denuncia, el Equipo de Denuncia de Irregularidades puede valerse del apoyo de estructuras/Direcciones de la empresa internas o bien de asesores externos (ej. abogados, economistas, etc.).
En ese caso, los sujetos implicados en la actividad de instrucción están obligados a respetar las disposiciones contenidas en el presente documento y, por consiguiente, están llamados a cumplir, entre otras, con las obligaciones de privacidad frente al Denunciante, de las personas implicadas y de los hechos que constituyen el objeto de la investigación. En caso de violación por parte de estos sujetos de los principios definidos en el presente documento, la Sociedad puede aplicar las medidas indicadas en el sistema disciplinario/sancionatorio del MOGC.
Una vez concluida la fase de instrucción de las Denuncias relevantes, el Equipo de Denuncia de Irregularidades está obligado a redactar el correspondiente informe (o report) en el que se indican de forma detallada los hechos denunciados, las actividades de comprobación llevadas a cabo, los elementos de los que se ha tenido conocimiento (ej. documentación, declaraciones de testigos, etc.) que fundamentan la Denuncia, además del resultado de la instrucción y las observaciones acerca de la existencia o inexistencia de las violaciones denunciadas. Además, en el informe conclusivo se indican las acciones que se considera oportuno emprender en relación con los hechos denunciados.
En caso de que en el momento del resultado de las investigaciones y comprobaciones llevadas a cabo no se haya encontrado fundamento al comportamiento ilícito descrito en la Denuncia o de cualquier manera alguna violación relevante a tenor del MOGC, el Equipo de Denuncia de Irregularidades procede a archivar la Denuncia, comunicándoselo al Denunciante.
En caso de que la Denuncia se considere carente de fundamento y se refiera a empleados/colaboradores de una sociedad del Grupo, el Equipo de Denuncia de Irregularidades procede a informar inmediatamente a la AD de la Sociedad para valorar una posible instauración de un proceso disciplinario y/o para efectuar las comunicaciones que fueran necesarias a las Autoridades competentes (judicial, administrativa, etc.). Al mismo tiempo, el Equipo de Denuncia de Irregularidades envía el informe conclusivo de la fase de instrucción al Consejo de Administración.
La Dirección del Personal le informa al Equipo de Denuncia de Irregularidades acerca del resultado del proceso disciplinario incoado frente al empleado al que se le impute la violación.
En caso de que la Denuncia resulte fundada y se refiera a sujetos terceros con los que la Sociedad mantenga relaciones contractuales (ej. contratistas/proveedores, asesores externos, socios comerciales, etc.), el Equipo de Denuncia de Irregularidades le informa sin demora al AD para la aplicación, si fuera el caso, de las medidas (ej. resolución del contrato) establecidas en las específicas cláusulas incluidas en los contratos estipulados con la parte contraria, a la que se le impute la violación, además de las comunicaciones que hubiera a las Autoridades competentes.
Al mismo tiempo, el Equipo de Denuncia de Irregularidades envía el informe conclusivo de la fase de instrucción al Consejo de Administración acerca de las Denuncias relevantes.
Al Equipo de Denuncia de Irregularidades, con posterioridad, la Dirección de Personal le comunica las decisiones adoptadas por la Sociedad frente al Denunciado.
Para más detalles acerca de la reglamentación del proceso disciplinario y de las sanciones que puedan imponerse, se reenvía a la Parte General del MOGC dedicada al «Sistema disciplinario/sancionatorio».
Cada seis meses el Equipo de Denuncia de Irregularidades le envía al Consejo de Administración un informe resumen con la indicación de las Denuncias recibidas y tramitadas, especificando, para cada una de ellas, el estado de avance y las medidas adoptadas en relación con las concluidas.
En las comunicaciones del Equipo de Denuncia de Irregularidades dirigidas a los Órganos de la sociedad y a las Direcciones de las empresas siempre tiene que mantenerse la privacidad acerca de la identidad del Denunciante y tiene que omitirse la información cuya divulgación no fuera necesaria.
En caso de que la Denuncia resulte relevante y fundada y se refiera:
- Al presidente del Consejo de Administración:
El Equipo de Denuncia de Irregularidades les informa del resultado de la fase de instrucción a los demás miembros del Consejo de Administración, con el fin de coordinar y definir medidas a adoptar.
- Un miembro del Consejo de Administración diferente del presidente:
El Equipo de Denuncia de Irregularidades le informa del resultado de la fase de instrucción al presidente del Consejo de Administración, con el fin de coordinar y definir medidas a adoptar.
- Un miembro del Comité de Auditoría, un miembro del ODV, el Responsable de la Auditoría interna, o uno de los revisores legales:
El Equipo de Detección de Irregularidades se lo comunica al Consejo de Administración.
Las Denuncias y la correspondiente documentación las guarda el RIA, en formato digital y/o papel, en una carpeta específica de manera tal que se impida el acceso a personas no autorizadas.
Las Denuncias tienen que separarse y mantenerse localizables para posibles investigaciones futuras. En caso de que este registro se conserve en formato electrónico, su protección se asegura mediante el control de acceso con autenticación, la protección mediante contraseña y una copia de seguridad posicionada en el servidor en la nube. Las Denuncias y la correspondiente documentación se conservan durante el tiempo necesario para el tratamiento de la Denuncia misma y de todas formas no más de 5 (cinco) años a partir de la fecha de la comunicación del resultado final del procedimiento de denuncia, en el respeto de las obligaciones de privacidad a las que se hace referencia en el presente Proceso.
El mismo plazo de conservación (no más de 5 años desde la recepción) se aplica también a la documentación relativa a las Denuncias anónimas, de manera que se le permita al Equipo de Denuncia de Irregularidades pueda rastrearlas si el Denunciante, identificado posteriormente, ha sufrido represalias como consecuencia de la Denuncia.
Cuando, a petición de la persona denunciante, la Denuncia se efectúe verbalmente durante una reunión con el Equipo de Denuncia de Irregularidades, la misma, previa aprobación del Denunciante, se documenta a cargo del Responsable de la Auditoría Interna mediante grabación en un dispositivo apto para la conservación y escucha o bien mediante un acta. En caso de acta, el Denunciante procede a comprobar y, si fuera el caso, rectificar las declaraciones indicadas en la misma y su confirmación mediante la firma del acta.
En caso de que un sujeto de la empresa ponga en acto comportamientos que violen este documento, incurrirá en las sanciones disciplinarias establecidas en el Sistema Sancionatorio, tal y como se indica en el Modelo de organización, gestión y control 231, en concordancia con lo establecido en el art. 7 de la Ley 300/70, en los casos en los que fuera aplicable, y en el CCNL aplicable a la relación laboral.
Además, se adoptan medidas disciplinarias adecuadas contra quienes violen las medidas de protección del Denunciante, contra quienes tomen medidas de represalia o discriminatorias contra el denunciante, así como contra quienes realicen Denuncias ilícitas.
Las medidas disciplinarias, como se establece en la Ley y en los Convenios Colectivos Nacionales, tienen que ser proporcionadas a la entidad y a la gravedad de los comportamientos ilícitos confirmados y pueden llegar hasta la resolución de la relación laboral o de colaboración y a la petición del resarcimiento de los daños que se hubieran podido derivar de violaciones comprobadas frente a la Sociedad o frente al Grupo.
Todas las funciones implicadas en las actividades reguladas por el presente documento aseguran, cada una de ellas en cuanto le compete, incluso mediante la plataforma de denuncia de irregularidades, la trazabilidad de los datos y de la información, y proceden a guardar y archivar la documentación presentada de forma que permita la reconstrucción de las diferentes fases del proceso.
La función Conformidad asegura la actualización de la plataforma de denuncia de irregularidades o de la presente Política.
